Die GmbH-Gesellschafterliste und ihre TĂŒcken

1. Was ist die GmbH-Gesellschafterliste?

Die im Handelsregister veröffentlichte GmbH-Gesellschafterliste im Sinne von § 40 GmbHG beinhaltet Informationen ĂŒber die Gesellschafter einer GmbH und deren GeschĂ€ftsanteile.

Die Gesellschafterliste hat fĂŒr den Gesellschafter selbst erhebliche praktische Bedeutung, denn im VerhĂ€ltnis zur Gesellschaft zĂ€hlt nach § 16 Abs. 1 GmbHG nur derjenige als Gesellschafter, der als solcher in der Gesellschafterliste eingetragen ist. Dies ist insbesondere wichtig bei der AusĂŒbung von Gesellschafterrechten und bei der Frage der Wirksamkeit von GesellschafterbeschlĂŒssen.

Auch fĂŒr potentielle Erwerber von GeschĂ€ftsanteilen einer GmbH ist die Gesellschafterliste spielt die Gesellschafterliste eine Rolle, weil sie ggfs. Informationen ĂŒber die Berechtigung des VerĂ€ußerers enthĂ€lt und den gutglĂ€ubigen Erwerb der GeschĂ€ftsanteile auf Grund des öffentlichen Glaubens der Eintragung möglich macht.

2. Welche Informationen sind in der Gesellschafterliste enthalten?

Der zwingende Inhalt der Gesellschafterliste ist in §§ 8 Abs. 1 Nr. 3, 40 Abs. 1 GmbHG geregelt.

a) Bei natĂŒrlichen Personen als Gesellschafter:

  • Familienname
  • Vorname
  • Wohnort
  • Höhe der NennbetrĂ€ge der GeschĂ€ftsanteile
  • laufende Nummer der ĂŒbernommenen GeschĂ€ftsanteile

b) bei juristischen Personen als Gesellschafter

Hier tun sich schon die ersten Schwierigkeiten auf, denn eine klare Regelung hierzu ist nicht vorhanden. Ist der Gesellschafter eine Kapitalgesellschaft oder eine Personenhandelsgesellschaft wird die Angabe von Firma und Sitz zu verlangen sein, ggfs. noch die Handelsregisternummer. Ist eine GbR Gesellschafterin, soll wohl der Name der GbR (soweit vorhanden), deren Sitz und die Nennung ihrer Gesellschafter erforderlich sein, wobei dies umstritten ist.

3. Die Einreichung und „Pflege“ der Gesellschafterliste

Nach § 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG ist die Gesellschafterliste von allen GeschĂ€ftsfĂŒhrern zu fertigen und einzureichen. Nach § 40 Abs. 1 GmbHG haben die GeschĂ€ftsfĂŒhrer unverzĂŒglich nach Wirksamwerden jeder VerĂ€nderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen. Anderes gilt, wenn ein Notar an der VerĂ€nderung mitgewirkt hat (§ 40 Abs. 2 GmbHG). Die GeschĂ€ftsfĂŒhrer werden hierbei nicht von sich aus tĂ€tig, sondern VerĂ€nderungen des Pflichtinhalts der Liste mĂŒssen ihnen mitgeteilt und nachgewiesen werden, wobei nicht bestimmt ist, wer zur Mitteilung und zum Nachweis verpflichtet und/oder berechtigt ist. Die Pflicht zur Einreichung und Änderung der Gesellschafterliste ist eine dem GeschĂ€ftsfĂŒhrer persönlich auferlegte Verpflichtung, die bei Verletzung auch Schadensersatzpflichten nach sich ziehen kann (§ 40 Abs. 3 GmbHG). Zu beachten ist auch, dass die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens die GeschĂ€ftsfĂŒhrer nicht davon entbindet, der Pflicht aus Abs. 40 GmbHG nachzukommen; diesbezĂŒglich tritt nicht der Insolvenzverwalter an die Stelle der GeschĂ€ftsfĂŒhrer. Die Einreichung bei dem Registergericht geschieht durch Übermittlung einer qualifiziert elektronisch signierten Datei oder elektronischen Aufzeichnung. 

Bei ErfĂŒllung der Verpflichtung der GeschĂ€ftsfĂŒhrer zur FĂŒhrung der Gesellschafterliste ergeben sich in der Praxis viele zu klĂ€rende Fragen:

  • Was genau sind mitteilungspflichtige VerĂ€nderungen?

  • Wie schnell ist „unverzĂŒglich“?

  • Ist die verĂ€nderte Liste durch alle GeschĂ€ftsfĂŒhrer oder nur durch GeschĂ€ftsfĂŒhrer in vertretungsberechtigter Zahl zu unterschreiben?
  • Ist eine GbR Gesellschafterin und Ă€ndert sich deren Gesellschafterbestand, löst dies eine Aktualisierungspflicht aus?
  • Wie weit geht die NachprĂŒfungspflicht des/der GeschĂ€ftsfĂŒhrer?
  • Welche Anforderungen mĂŒssen an Form und Inhalt des Nachweises der VerĂ€nderung gestellt werden?
  • In welchen „Einzelschritten“ muss die Gesellschafterliste aktualisiert werden, wenn VerĂ€nderungen in engem zeitlichen Abstand nacheinander erfolgen (z.B. Teilung und anschließende Abtretung von GeschĂ€ftsanteilen)?

FĂŒr Fragen rund um die Gesellschafterliste und bei der Durchsetzung einer notwendigen Korrektur der Gesellschafterliste steht Ihnen Rechtsanwalt Stephan Mix gern zur VerfĂŒgung.

Über Stephan Mix LL.M.

Rechtsanwalt fuer Unternehmer und Unternehmen mit dem Schwerpunkt Werbung, Design, Marke; Gesellschaft und Gesellschchafter; Arbeit; Vertrag und Durchsetzung